Главная Для отопления

Положение о дебиторской задолженности образец. Регламент по управлению дебиторской задолженностью. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке

Если ваша дебиторская задолженность уже превратилась в безнадежную, значит, ее можно списать. Долг считается нереальным ко взысканию в следующих случаях (п. 2 ст. 266 НК РФ):

по нему истек срок исковой давности. Как правило, он составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ);
организации-должника уже нет. То есть компания ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ, так как была признана недействующей (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ);
судебный пристав-исполнитель подтвердил невозможность взыскания долга, поскольку не удается определить место нахождения должника, его имущества, получить сведения о принадлежащих ему денежных средствах и иных ценностях, либо поскольку у должника нет имущества, за счет которого можно было бы погасить долг. При таких обстоятельствах пристав выносит постановление об окончании исполнительного производства и возвращает взыскателю исполнительный документ.

Для списания дебиторской задолженности необходимо составить:

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);
приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности.

Образец приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности

Унифицированной формы приказа о списании дебиторской задолженности нет. Как правило, в нем указываются сведения о самой задолженности (сумма, реквизиты договора, в соответствии с которым она образовалась, и т.д.), сведения о должнике, основание для списания долга со ссылками на законодательство.

Подписывает приказ руководитель организации.

Приказ о списании дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности: образец 2017

Налоговый учет списанной дебиторки

Списание просроченной дебиторской задолженности для целей налогообложения прибыли учитывается так. При отсутствии резерва по сомнительным долгам сумма задолженности включается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ), а при наличии резерва – задолженность списывается за счет него. Если же сумма долга окажется больше суммы резерва, то разница опять же может быть учтена во внереализационных расходах (

Виталий Комлев , заместитель генерального директора ООО «Ключ-консалтинг»

Cправедливости ради следует отметить, что дебиторскую задолженность организации формируют и задолженности работников по денежным суммам, выданным в подотчет. Однако, как правило, эти суммы весьма незначительны - в сравнении с суммами, указанными в заключаемых договорах, и именно в силу малозначительности данных сумм эту составляющую дебиторской задолженности организации в настоящем исследовании мы рассматривать не будем.

Об актуальности рассматриваемой темы красноречиво свидетельствует тот факт, что вопросам возникновения дебиторской задолженности и возможностям ее взыскания в специальной литературе уделяется значительное внимание. И это внимание весьма оправданно. Практически каждый хозяйствующий субъект при осуществлении предпринимательской деятельности сталкивался с тем, что его партнеры в установленный срок не оплачивают отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги. К сожалению, представляется возможным констатировать, что стала, образно говоря, обычаем российского делового оборота.

Исходя из смысла нормативных актов, регламентирующих вопросы бухгалтерского учета, дебиторская задолженность является составной частью активов хозяйственных обществ, наряду с оборотными средствами, оборудованием, недвижимостью и т. д.

Применительно к определениям ст. 128 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ) дебиторская задолженность представляет собой один из объектов гражданских прав (а именно имущественного права).

Сразу необходимо оговорить, что отдельного законодательного или иного нормативного правового акта, который регламентировал бы порядок взыскания дебиторской задолженности, не существует. Поэтому многие организации, основываясь на своей практике или хозяйствующей практике своих контрагентов или партнеров по бизнесу, разрабатывают собственные локальные нормативные акты, целью которых является методологическое обеспечение процесса погашения дебиторской задолженности.

Анализ практики деятельности хозяйствующих субъектов в совокупности с анализом действующего законодательства и существующей судебной практики позволяет сформировать некоторый общий алгоритм работы по погашению существующей в организации дебиторской задолженности.

Условно работу с дебиторской задолженностью можно разделить на администрирование дебиторской задолженности и деятельность, направленную на ее ликвидацию.

Администрирование дебиторской задолженности включает в себя:

установление дебиторской задолженности;
анализ установленной дебиторской задолженности;
формирование резерва по сомнительным долгам;
списание задолженности, безнадежной к взысканию.

Мероприятия, направленные на ликвидацию дебиторской задолженности, в свою очередь, можно разделить на две группы: мероприятия, связанные с внесудебным порядком ликвидации дебиторской задолженности, и мероприятия, связанные с судебным порядком ликвидации дебиторской задолженности.

Рассмотрим более подробно работу специалистов организации на каждом из обозначенных этапов работы по ликвидации возникшей дебиторской задолженности.

Администрирование дебиторской задолженности. Установление дебиторской задолженности

Общие правила работы по установлению и отражению в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями и подрядчиками и созданию резервов по сомнительным долгам закрепляются в Учетной политике организации.

Полагаю, что не следует дополнительно обосновывать тезис, что отражаемые в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации показатели должны быть реальными. Именно обеспечение представления объективных данных является одной из задач, стоящих перед бухгалтерским подразделением хозяйствующего субъекта, для чего проводится периодическая инвентаризация задолженностей.

Напомню, требование о проведении инвентаризации содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухгалтерском учете) и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - ПВБУ-34н). При этом результатом проведения инвентаризации является сопоставление фактического наличия соответствующих объектов контроля с данными регистров бухгалтерского учета. Иными словами, при проведении инвентаризации задолженностей бухгалтерским работникам организации необходимо убедиться в том, что отраженные в учете суммы дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждены соответствующими первичными учетными документами: накладными, актами, платежными поручениями (например, на перечисление аванса), расходными кассовыми ордерами (например, на выдачу займа) и т. д. Поэтому задачу инвентаризационной комиссии в несколько упрощенном варианте можно сформулировать как проверку наличия документов, подтверждающих действительную величину каждой задолженности. Никаким другим способом выполнить требование ст. 11 Закона о бухгалтерском учете не получится, поскольку в соответствии с нормами ст. 10 Закона о бухгалтерском учете в регистрах бухгалтерского учета отражаются данные, содержащиеся в первичных учетных документах. Поэтому, если первичные документы отсутствуют, такую задолженность необходимо признать неподтвержденной, и, следовательно, в отношении ее можно говорить о том, что такой актив (или, иными словами, дебиторская задолженность) в учете существовать не может и должен быть списан в установленном порядке.

При этом представляется необходимым отметить, что в соответствии с положениями ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Одновременно п. 8 ст. 3 этого же законодательного акта установлено, что фактами хозяйственной деятельности организации являются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Совокупное рассмотрение приведенных норм позволяет сделать вывод о том, что столь популярный в бухгалтерской среде акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, на основании которого могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете организации. Следовательно, сверка расчетов с дебиторами и кредиторами по сути своей и своему статусу не является частью инвентаризации (исключение составляют сверки расчетов с бюджетом и банками, обязательность проведения которых предусмотрена п. 74 ПВБУ-34н), и в бухгалтерской (финансовой) отчетности хозяйствующего субъекта должны быть отражены только те суммы задолженностей, которые, по мнению конкретной организации, являются правильными (т. е. безусловно подтвержденными имеющимися первичными учетными документами).

При этом обращает на себя внимание то, что формулировка п. 73 ПВБУ34н позволяет сделать вывод о том, что в учетных документах контрагентов суммы задолженностей могут и не совпадать, поскольку расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из своих бухгалтерских записей, признаваемых ею правильными (т. е. документально подтвержденными).

Специалистами признается, что отсутствие требования о наличии актов сверки в качестве основных первичных учетных документов вовсе не означает, что от их составления можно вообще отказаться. Специалистами отмечается, что проводить сверку расчетов с контрагентами целесообразно, ведь эта процедура помогает выявить допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки и неточности. Тем не менее, как уже отмечалось ранее, делать записи на счетах учета, исправляя выявленные ошибки, бухгалтер будет не на основании акта проведенной сверки, а на основании первичных учетных документов.

Следует обратить внимание и на то, что в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций, приведенных в письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01, Минфин России, сославшись на п. 27 ПВБУ-34н, обратил внимание аудиторов на то, что для целей составления бухгалтерской (финансовой) отчетности инвентаризация имущества может проводиться на любую дату, начиная с 1 октября и позднее, а вот инвентаризация обязательств (в ходе которой и выявляются задолженности) должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно. В связи с этим понятно, что итоговые документы, связанные с проведением инвентаризации, могут быть датированы годом, следующим за годом образовавшихся задолженностей. Тем не менее выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском (финансовом) учете организации в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Такой подход предусмотрен в ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете.

Специалистами в то же самое время отмечается, что в реальной деятельности по администрированию дебиторской задолженности не следует ограничиваться только установленными обязательными инвентаризациями. В целях обеспечения внутреннего контроля инвентаризацию обязательств рекомендуют проводить не реже одного раза в полугодие, а еще лучше - ежеквартально.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и формы документов, составляемых при проведении инвентаризации, определены действующим по настоящее время приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. И хотя указанный ведомственный до настоящего времени сохраняет не только свою юридическую силу, но и свою актуальность, специалисты признают, что применяемая при инвентаризации обязательств форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и приложение к ней в виде справки несколько устарели. В этом смысле предоставленная организациям возможность использовать иные формы документов (унифицированные доработанные или самостоятельно разработанные) - несомненное благо.

В идеале формы, составляемые при инвентаризации, должны решать задачи не только бухгалтерского, налогового, но и управленческого учета. Однако доработка и тем более разработка новой формы документа требуют привлечения усилий различных специалистов организации, способных понять и обосновать необходимость удаления или добавления тех или иных граф.

Весьма уместным будет в этой связи и учет мнения сторонних экспертов, аудиторов и иных специалистов. Например, эксперт Соловьева А.А., руководствуясь тем, что целью инвентаризации является подтверждение задолженностей соответствующими первичными учетными документами, предлагает сведения о реквизитах договора, накладных, актах, платежных поручениях и других документах отражать в акте (справке к акту) инвентаризации, а вот графу «За что числится задолженность» предлагает исключить, поскольку она не несет полезной информационной нагрузки.

По ее экспертному мнению, в итоговые документы целесообразно также ввести такие графы, как:

начало течения срока исковой давности (дата определяется по условиям договора и в ряде случаев может не совпадать с датой осуществления операции);
сведения о прерывании срока исковой давности;
дата истечения срока исковой давности (будет изменяться в случае прерывания течения срока);
сведения, указывающие на нереальность взыскания долга (например, невозможность взыскания которого подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства).

Анализ установленной дебиторской задолженности

Установленная в процессе инвентаризации обязательств дебиторская задолженность организации подлежит дополнительному изучению и анализу с точки зрения оценки перспективы ее погашения. В процессе данного анализа вся установленная дебиторская задолженность разделяется на три группы:

дебиторская задолженность, признанная перспективной к погашению;
дебиторская задолженность, не отвечающая требованиям для признания ее безнадежной к взысканию, но погашение которой будет связано с определенными проблемами (в последующем данная задолженность учитывается при формировании резерва по сомнительным долгам);
дебиторская задолженность, отвечающая критериям для признания ее безнадежной к взысканию (в последующем данная задолженность подлежит списанию в установленном порядке).

К первой группе относится и так называемая текущая дебиторская задолженность - задолженность, срок погашения которой по условиям договора не наступил или пролонгирован соглашением сторон.

Вторая группа, как правило, сформирована просроченной дебиторской задолженностью - долгом с истекшим сроком погашения, который установлен договором или другим документом, содержащим обязательства.

Третью группу в абсолютном своем большинстве формируют просроченные задолженности, по которым истек установленный гражданским законодательством срок исковой давности.

При этом следует иметь в виду, что налоговое законодательство в зависимости от состояния просроченного долга подразделяет задолженности на перспективную к погашению, сомнительную или вовсе безнадежную к взысканию.

Сомнительным долгом в соответствии с нормативными предписаниями п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) признается любая задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Безнадежными к взысканию задолженностями в целях налогообложения по определению п. 2 ст. 266 НК РФ считаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательства прекращаются вследствие невозможности их исполнения, на основании акта государственного органа либо ликвидации организации-должника. Данное определение долгов, нереальных к взысканию, корреспондирует с положениями ст. 196, 416, 417 и 419 ГК РФ.

Общий алгоритм анализа дебиторской задолженности и ее оценки изложен, например, в Правилах (стандартах) аудиторской деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 6965. В более приближенном к практической финансово-хозяйственной деятельности организации виде данный алгоритм анализа дебиторской задолженности должен найти свое отражение в Учетной политике организации (или в одном из приложений к ней).

При анализе дебиторской задолженности первоочередным, как представляется, является определение срока возникновения дебиторской задолженности. Чаще всего данный срок устанавливается при изучении договора с контрагентом. В нем должны быть определены сроки оплаты поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ. Только по истечении этих сроков долг становится просроченным и подлежит учету в качестве дебиторской задолженности, более тщательному контролю и мониторингу.

Несколько иной механизм используется в том случае, если в заключенных договорах не указаны конкретные сроки оплаты поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг). В этом случае вступают в силу правила п. 1 ст. 486 ГК РФ: покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара (если иное не предусмотрено законодательством, договором купли-продажи или не вытекает из существа обязательства). Кроме того, необходимо в этом случае принимать во внимание, что в соответствии с нормативными предписаниями п. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» банк должен провести платеж не позднее 3 рабочих дней. Таким образом, поставка должна быть оплачена в течение 3 рабочих дней с даты приемки-передачи товара7. И только с этого дня можно считать задолженность просроченной, признавать дебиторской и включать в список контролируемых долгов.

Если же вы оплатили поставку товара авансом по счету поставщика без договора и в счете также не указан срок поставки, вступают в действие иные правила, основанные на нормативных предписаниях ст. 314 и 457 ГК РФ. В соответствии с ними вы официально требуете от поставщика исполнения обязательства в конкретный срок, который должен быть разумным. А если в претензии вы не указали конкретного срока или поставщик не исполнит ваше требование, то обязательство по поставке должно быть исполнено в семидневный срок со дня предъявления вами требования о его исполнении. То есть определить срок просрочки поставки практически невозможно до тех пор, пока должнику не будет официально отправлена претензия с требованием исполнения обязательства.

Претензию (требования о поставке товара в соответствии с произведенной предоплатой), а равно и любые иные деловые письма в случае возможных перспектив последующих судебных разбирательств рекомендуется отправлять контрагентам заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении, так как подпись на уведомлении о получении является единственным неоспоримым подтверждением получения письма. Повторюсь, по истечении 7 дней с даты получения должником требования (претензии) с просьбой о выполнении обязательства по поставке задолженность следует признавать дебиторской и включать ее сумму в список просроченных долгов.

Формирование резерва по сомнительным долгам

Важным этапом работы с дебиторской задолженностью организации является формирование резерва по сомнительным долгам. Порядок формирования резерва по сомнительным долгам определяется Учетной политикой организации, разрабатываемой в соответствии с Положением о бухгалтерском учете (далее - ПБУ) «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Необходимо подчеркнуть, что положение Учетной политики организации о том, что не создается, противоречит законодательству о бухгалтерском учете. В состав резерва по сомнительным долгам включается любая необеспеченная задолженность, как просроченная, так и непросроченная, причем не только за реализованные товары, работы и услуги, но и по перечисленным авансам, а также по выданным беспроцентным займам. Резерв по сомнительным долгам не создается в отношении:

долгов, в отношении которых у организации отсутствуют документы, подтверждающие ее возникновение и размер;
долгов по процентным займам, которые в силу требований утвержденного приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» являются финансовыми вложениями, поэтому в отношении них создается не резерв по сомнительным долгам, а резерв под обесценение;
долгов (даже просроченных), в отношении которых у организации существует уверенность в том, что они будут погашены.

Повторюсь, общий порядок оценки платежеспособности должников и вероятности погашения дебиторских задолженностей должен быть закреплен в Учетной политике организации (либо в отдельном положении, являющемся приложением к Учетной политике организации).

Величина резерва по сомнительным долгам в соответствии с требованиями п. 3 утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений» является оценочным значением. При этом дебиторская задолженность отражается в балансе организации за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам. Такой порядок закреплен в п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

Сформированный резерв по сомнительным долгам используется (сокращается) в процессе деятельности организации в трех случаях:

признания задолженности безнадежной к взысканию и ее списания в установленном порядке;
погашения должником имеющейся задолженности (полностью или частично);
изменения оценочного значения задолженности.

Последнее, как представляется, нуждается в дополнительном пояснении. Например, дебиторская задолженность возникла в силу того, что ранее организация перечислила аванс по совершаемой сделке. Впоследствии должник изменил место своего нахождения, с ним не удавалось связаться по телефону. По этой причине организация квалифицировала долг как сомнительный и включила его в состав резерва по сомнительным долгам. Спустя какое-то время выяснилось, что контрагент вовсе не пропал бесследно, а лишь изменил фактический адрес, ответственный работник организации-должника подтвердил, что обязательства по поставке материалов под ранее полученный аванс будут выполнены. С учетом данных обстоятельств организация решила, что нет оснований считать долг сомнительным, и списала соответствующую сумму из резерва по сомнительным долгам.

В соответствии с требованиями ПВБУ-34н и ПБУ 21/2008 сформированный резерв по сомнительным долгам ежегодно пересматривается (как правило, это происходит по результатам обязательной инвентаризации обязательств).

Продолжение следует ...

Дебиторская задолженность – это общая сумма задолженности физическому или юридическому лицу от других контрагентов и партнеров по бизнесу (различные компании, фирмы организации, физические лица и т. д.), то есть та сумма, которую должны вернуть конкретной организации. Согласно международных стандартам бухгалтерского учета должников называю дебиторами, отсюда и понятие«дебиторская задолженность».

Соответственно задолженность дебиторов приводит к иммобилизации оборотных средств компании и приводит к существенным финансовым потерям.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Задолженность дебиторов по срокам возвращения её разделяют на:

Нормальную (окончательный срок возврата долга, что ранее был указан в договоре, еще не наступил).
Просроченную (задолженность не была погашена в установленные сроки). Просроченную задолженность дебиторов можно условно разделить на следующие категории: сомнительная (организации еще рассчитывает на возврат денег, но для этого будут необходимы определенные меры) и безнадежные долги дебиторов (банкротство должника, ликвидация деятельности контрагентов, сроки исковой давности прошли и не подтверждены должником).

Причинами возникновения задолженности дебиторов могут быть:

Внешние (экономические, политические, различные форс-мажоры) – покупатель не может вернуть долги в срок в связи с воздействием непредвиденных внешних ситуаций, что не зависят от его функциональной деятельности.
Внутренние – причины увеличения задолженности дебиторов связанные непосредственно с неэффективной работой внутри компании; отсутствием соответствующего контроля и проверки благонадежности контрагентов, покупателей; плохая организация работы по возврату долговых обязательств.

Эффективные процедуры взыскания задолженности дебиторов

Какие обязательные действия организации.

Существуют два эффективные способы возврата долгов организацией:

Выставление претензии должнику (добровольный порядок). В добровольном порядке компания обращается с соответствующим запросом к должнику, с требованием вернуть сумму долгов на определенных условиях, без обращения в суд.
Согласно подаче заявления в суд (судебный порядок). В случае игнорирования добровольного обращения должником, многим компания приходится подавать иски в суд для возврата суммы долга дебитором.

Зачастую добровольный порядок малоэффективен и приходится обращаться за помощью в арбитражный суд. Перед подачей искового заявления компании нужно внимательно ознакомиться с условиями договора, что ранее был подписан с организацией-должником.

Лучше всего когда в договоре заранее прописан пункт о возможном урегулировании спора (в случае невозврата долговых обязательств) в судебном порядке. В противном случае ваше обращение с претензионным иском будут рассматривать в порядке очередности и важности.

Уже исходя из оценки компании-должника принимайте решение об обращении в суд: если это ваши постоянные партнеры и компания, с хорошим размеров активов, то лучше воспользоваться подачей исковой претензии; если же компания-должник – маленькая фирма, может быстро ликвидироваться или слить свои активы, то сразу же обращайтесь в суд и при заключении договора указывайте соответствующие пункты о сроках возврата долгов (особенно это касается новых партнеров, малоизвестных компаний, фирм, что тяжело проверить и т. д.).

Лишняя бдительность не помешает во избежания возникновения просроченной задолженности в будущем и ее негативного влияния на общее функционирования работы организации.

При подготовке исковой претензии в суд указывайте следующее:

Основания ранее заключенного договора.
Краткое описание основных условий договора.
Фактическую ситуацию сотрудничества с партнером.
Требования законодательной базы страны согласно условиям договора, возможно, ссылки на статьи.
Требование возврата долга дебитором.
Последствия, что будут в случае игнорирования дебитором требований по возврату долгов.

Если должник соглашается с претензий, но при этом долг все же возвращает, повторно добиться положительного решения арбитражного суда будет намного проще.

Признание соответствующей претензии приравнивается к восстановлению сроков исковой давности.

Мероприятия и их план по снижению дебиторской задолженности

Во избежания накопления безнадежной дебиторской задолженности, организация должна разработать четкий план и стратегию по уменьшению показателей долгов дебиторов.

План мероприятий может содержать следующие пункты:

Ежедневный или еженедельный мониторинг недисциплинированных клиентов. Потребуется систематический сбор и анализ информации по контрагентам, что допускают просрочки на короткие сроки. Лучше всего закрепить ответственного сотрудника или организовать отдел (в зависимости от размеров компании) для оперативного предупреждения должника о нужной сумме возврата денег.
Компания обязана иметь максимальное количество информации о покупателе: контакты, адреса, данные руководителей, банковские реквизиты, информацию о возможных партнерах организации-покупателя. Это в дальнейшем упростит процесс взыскания задолженности дебиторов.
При заключении договора о сотрудничестве внимательно работайте над соответствующими пунктами: о сроках оплаты, штрафные санкции при просрочках на определенное количество дней, судебные иски и т. д. При составлении договора лучше воспользоваться юридической консультацией.
Еженедельная отчетность о проделанной работе по взысканию долгов руководству. Это значительно упростит процедуру контроля над текущей ситуацией с дебиторами и поможет избежать потери финансовых активов.

Мероприятия по снижению показателя дебиторской задолженности:

Обзвон должников компании.
Направление уведомительных писем.
Ограничение в поставке товаров и услуг или полное приостановление поставки.
Начисление штрафов.
Подача претензий и исков.
Занесение партнера в «черный список».

Пример возникновения задолженности дебитора и возможная процедура ее взыскания

К примеру, компания-поставщик «А» отгрузила товар компании-покупателю «Б» на сумму 1000 долларов. Согласно условий договора: компания «Б» обязана была перечислить на реквизиты компании «А» в течение 10 рабочих дней эквивалент 1000 долларов, но перечислила только эквивалент 800 долларов. Соответственно оплата прошла, но компания-поставщик получила не всю сумму.

При этом потребуется оперативное вмешательство сотрудников компании-поставщика для уточнения информации по оплаченной сумме и причин неполного погашения долга. Это в первую очередь должен быть обзвон бухгалтерии компании-покупателя для уточнения соответствующих причин неполной суммы перечислений.

Возможно, причинами могла быть:

Ошибка бухгалтерии.
Возврат определенного количества товара.
Невозможность платить полную сумму долгов по срокам.

Оперативное вмешательство позволит разобраться с текущей ситуацией и избежать накопления долгов компании-поставщику.

Процедура по возвращению долгов дебиторов может содержать различные виды мероприятий в зависимости от текущей ситуации, но главное – это оперативный контроль текущей ситуации по задолженности партнеров.

Оценка эффективности мероприятий по снижению показателя задолженности контрагентов

Для эффективного контроля возврата долгов дебиторами нужно проводить:

Еженедельную или ежемесячную оценку работы персонала, что занимается соответствующей работой.
Проверять данные бухгалтерской отчетности по показателям задолженности дебиторов.
Составлять рейтинг платежеспособности контрагентов.
Контролировать эффективность оперативных и стратегических мероприятий по снижению дебиторской задолженности.
Фактически сравнивать текущие финансовые показатели компании по дебиторской задолженности с данными за прошедшие периоды.

Это поможет эффективно оценивать текущую ситуацию по работе с возвратом долгов и не допустить ухудшения финансового состояния компании, эффективно управлять оборотными средствами, вовремя получать прибыль, оценивать текущее состояние общей работы и функционирования компании. Контроль и оценка эффективности соответствующих мероприятий – это залог успешного развития любой компании.

У многих предприятий, особенно крупных, существует множество контрагентов с неисполненными долговыми обязательствами. Тогда перед юристом или юридическим отделом возникает задача своевременно выявить долги и способствовать их дальнейшему взысканию.

Однако желательно, чтобы работа по получению задолженности от контрагентов находилась в определенных рамках.

В этой статье:

Меры по взысканию дебиторской задолженности

В первую очередь, это направление должнику претензии относительно возврата средств. Если речь идет об арбитражном судопроизводстве, то это с недавних пор является необходимым шагом для взыскания долга. В противном случае, суд просто не примет иск к своему производству.

Но для того, чтобы обратиться с претензией к контрагенту, юристу необходимо знать чёткую картину касательно суммы основной задолженности. Эти данные предоставит бухгалтерия и службы, отвечающие за поставку.

Основываясь на них и на пунктах договора, специалист сможет насчитать оппоненту дополнительные платежи в виде неустойки, а также процентов за незаконное пользование деньгами.

Для рассмотрения претензии отводится месяц (30 дней). Если за это время вопрос с задолженностью не решился, то приходит время подготовки иска в арбитраж.

В положении о взыскании дебиторской задолженности должен быть чётко прописан порядок взаимодействия всех подразделений для сбора доказательств задолженности, первоначальной подготовки претензии, составления и направления иска в арбитражный суд.

Как правило, о подаче иска юристы уведомляет бухгалтерию и руководство предприятия. Практика показывает, что они также ведут переговоры с должником. И зачастую они не заканчиваются и после предъявления иска.

Как составляется документ

Регламент взыскания дебиторской задолженности и его форма законодательством не предусмотрен.

Однако предприятие вправе его оформить в виде отдельного локального акта, который утверждается руководством предприятия. В разработке документа должны принимать участие все службы, которые, так или иначе, сталкиваются с дебиторской задолженностью.

В число таких подразделений входят бухгалтерия, юридические службы, а также отделы, связанные со сбытом товаров или снабжением. Поэтому чтобы имело место реальное усиление , в регламенте должен быть грамотно прописан порядок взаимодействия всех упомянутых служб.

Желательно, чтобы с проектом регламента все подразделения были ознакомлены заранее. Тогда не придётся в авральном порядке вносить в него коррективы.

Также важно, чтобы положение о взыскании дебиторской задолженности имело свою чёткую структуру. Тогда будет меньше неясности с теми пунктами, которые прямо затрагивают порядок взаимодействия при взыскании долга.

Данные в положении о взыскании дебиторской задолженности

Во вступительной части должна быть описана сфера действия регламента, а также круг служб, на которые он распространяется.

В частности, в регламенте может присутствовать процедура инвентаризации дебиторской задолженности, порядок передачи всей информации юристу, а также форма и сроки предоставления руководству отчётности по направленным претензиям.

Следующим разделом является описание порядка работы по взысканию задолженности в судебном порядке. Так, прописываются процедура предъявления иска, связанный с этим набор документов и т. д.

Кроме того, во внимание будет взят и примерный срок взыскания дебиторской задолженности.

Одним из разделов регламента может быть порядок списания безнадежной дебиторской задолженности. Данная часть, прежде всего, будет важна для бухгалтерии компании.

Наконец, в положении по дебиторской задолженности следует указать порядок действий юриста и других структур предприятия на стадии исполнительного производства, а также при банкротстве должника.

Консультация и подготовка положения юристом

В первую очередь, наши консультанты помогут составить регламент по работе с задолженностью с учётом специфики конкретного предприятия. При этом будут учтены вид деятельности компании, обороты и организационная структура, а также целый ряд других факторов.

Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части работы с задолженностью. Не исключено, что специалист может по итогам дать свои рекомендации по оптимизации процесса.

Также специалист поможет разработать систему санкций, которые последуют за нарушение регламента. При этом всё будет сделано с учётом требований трудового законодательства.

Образец положения о взыскании задолженности

Впрочем, предприятие может взять на свое вооружение регламент по взысканию дебиторской задолженности, образец которого приведен ниже.

Следует учесть, что он составлен с учётом тех изменений, которые начали действовать в процессуальном законодательстве начиная с июня 2016 года.

Приведенную форму документа можно адаптировать применительно к работе конкретного предприятия. Кроме того, разрешается включить в регламент и свои пункты.

Здесь всё будет на усмотрение руководства предприятия. Главное, чтобы они не противоречили законодательству.

Если же по регламенту возникнут вопросы, то на них может ответить специалист в ходе бесплатной консультации. Юридическую консультацию можно получить как у нас в офисе, так и по телефону.

Кроме того, в ходе общения специалист может ознакомиться и с проектом документа, подготовленным предприятием. Тогда в него коррективы будут внесены уже на месте.

Продажа – это достаточно изученный механизм, требующий возникновения момента оплаты. При этом каждое движение в данном поле фиксируется бухгалтерскими документами и специфической записью – проводками.

Возникновение задолженности при операциях купли-продажи

Приобретённые товары, услуги, работы должны быть оплачены. Компенсация в виде денежных или иных ценных активов может производиться следующим образом:

Одновременно . При этом дата погашения обязательств и дата продажи товара или работы совпадают. Задолженность не возникает, как это происходит в рознице.
Отсрочено . При отсрочке оплаты бухгалтерский учёт предлагает отразить отгруженные товары, выполненные работы или услуги. Ведение учёта и расчёт в подобной ситуации называется дебиторской задолженностью.

Последняя категория отражается на активной стороне баланса. В ней необходим точный расчёт периода возникновения, соблюдение лимита, определённый регламент проведения операций, предполагающих письма, претензии и другие методы управления действительной и . При этом лимит, особенности ведения, определение просроченной и фактической ДЗ устанавливается на каждом предприятии индивидуально, в зависимости от особенностей стабильности бизнеса.

Важно проводить анализ состояния дебиторской задолженности, фиксировать её динамику, производить
расчёт убытков в зависимости от различных факторов.

Дата возникновения, структура, индивидуальный регламент финансового управления, возможности частичной оплаты и погашение уже просроченной и ещё активной дебиторской задолженности – наиболее важные аспекты, по которым производится анализ и ведение дальнейшей работы.

Основные цели Положения: регламент работы, взыскания и погашения

На сегодня государственный нормативный акт — Положение о дебиторских долгах регулирует основные моменты работы с дебиторами и их долгами. Это достаточно революционный акт в современной бухгалтерии, который отличается следующим:

Целевое назначение данного документа – чёткий регламент работы и управления в отношении дебиторских долгов, направленный на гарантированное, законодательно обусловленное погашение и взыскание , фиксированный лимит сумм возникновения дебиторского запаса в балансе предприятия.
Своевременный возврат денег и материальных ценностей за приобретённый товар, расчёт оптимальных сроков, которые позволяют образовавшимся долгам не влиять на финансово-экономическое положение предприятий-участников отношений, необходимость работы в судах, претензии и долговые письма. Это и многое другое предписывает регламент, который подразумевает данное Положение.
Этот документ состоит из нескольких разделов, точно определяющих объёмы работы по каждой позиции управления долгами. От первого шага, которым является дата первичного возникновения и полный процесс ведения, вплоть до последнего, полного взыскания, точно прописаны в нормах этого акта.

Условия перехода долгов в категорию просроченных оговариваются в договоре.

В данном контексте Положение рассматривает пути выявления долгов, условия назначения ответственных лиц, в общих ситуациях, при проведении бартерных и смешанных операций, возврат уплаты путём взаимозачётов. А также проведение юридической экспертизы с целью выяснить:

направлены ли были дебиторам претензионные письма. Вот ,
допустимо ли ведение судебного иска и получение долгов в совокупности с финансовыми санкциями, предусмотренными законодательством.
оправдана ли подача искового заявления (образец предлагается в судах, адвокатских бюро и юридических консультациях).

Решение проблем просроченных сумм дебиторского долга на совещаниях по поводу ведения тактики и стратегии внутренней экономики фирмы, методология свертывания дебиторской и кредиторской части балансового долга также прописаны положениями этого документа.

Анализ и расчёт дебиторской задолженности

Условия перехода долгов в категорию просроченных оговорены в договоре или контракте. Если таковые отсутствуют, то просрочка начинает считаться на тридцать первый день после передачи товара дебитору. При этом величина дебиторской задолженности фиксируется по каждой поставке отдельно, а её лимит устанавливается отдельно для каждого дебитора. Приказом по предприятию устанавливается дата формирования реестра просроченных долгов.

Руководителем подразделения проводится сверка данных, готовятся служебные письма с целью оформления претензии в дальнейшем. Проводится окончательная проверка данных, устраняются неточности, допустимый лимит времени.

Проводится анализ финансового состояния дебиторов и оформляется досрочный расчёт и взыскание просрочки. В данном случае рассматривается возврат частей долга и замещение предметов оплаты – бартер. Подвергшийся корректировке реестр предлагается для рассмотрения на совещании по проблемам управления внутренней экономики.

Если за истёкший месяц произошли изменения, полный или частичный возврат денег или товара, проводится новый расчёт, пересматриваются сроки или должник исключается из реестра.

Условия назначения ответственных лиц по ведению и возврату «дебиторки»

Назначаются ответственные лица за каждую рассмотренную на заседании операцию. При возникновении необходимости замены одного сотрудника другим осуществляется передача дел и документов, где зафиксирована величина дебиторской задолженности в различных разрезах новому ответственному лицу. В ряде случаев эту функцию берёт на себя руководитель.

Ликвидация ответственного подразделения в обязательном порядке влечёт создание нового для проведения работы в данном направлении. При этом устанавливается лимит времени, которое требуется для проведения операции. Процесс управления долгами, в данном случае, расчётная часть и учёт имеют свой регламент и строго определённую специфику.

Осуществление поставки или ведение процедур на основании письма-требования влечёт переход ответственности за возврат долга в пределах фиксированного лимита на подразделения покупателя.

На основании официального письма, где содержится необходимый объём информации относительно дебитора, поставщик передаёт экономический расчёт и условия возникновения долгов. Посмотрите пример и законодательно установленный данного документа.

Образцы писем и претензий о просроченной ДЗ

Это один из наиболее важных документов, предшествующий оформлению претензии. В нём обязательно должны содержаться следующие позиции, которые фиксирует образец.

Указание полного наименования предприятия-должника , юридический адрес и его организационно-правовая форма.
Суммовое выражение и сроки возникновения задолженностей . Договорные условия погашения долгов.
Признание предприятием-дебитором суммы долга , возможность встречной претензии, наличие актов сверки.
Предпринятые меры в отношении управления и ликвидации долгов (как списать дебиторскую задолженность, ) . Пример переписки, деловые письма, необходимый расчёт убытков, образовавшихся при превышении лимита или максимальных объёмов.

Величина дебиторской задолженности фиксируется по каждой сделке отдельно.

Вопросы управления состоянием просроченных задолженностей дебиторов

Повестка дня совещаний обязательно входит в лимит рассматриваемых вопросов внутренне экономического порядка. Имея подобные проблемы, фирма осуществляет ведение собраний ответственных сотрудников согласно следующему алгоритму.

Отражение дебиторской задолженности, погашенной по факту, но отражённой неправильно из-за недостатка первичной документации или нарушения сроков предоставления пакета документов.
Инициирование вопросов о ликвидации конкретных дебиторских долгов до истечения сроков возмещения или исковой давности как образец ведения финансовых процедур данного порядка.
Рассматривается следующий ряд аспектов управления дебиторкой:
- причины появления и удельный вес дебиторской задолженности в валюте баланса на отчётные даты и на текущей момент,
- предложения в сфере традиционных и творческих подходов по уменьшению, по возможности, пример полной ликвидации по отдельным пунктам.
юридической службы и отдела внутренней безопасности о проделанной работе с судебными инстанциями.

Свёртывание задолженности производит финотдел, на основании акта, подписанного двумя сторонами-участниками.

Статьи по теме